Avant l'installation, prenez le temps de vérifier ce qui peut l'être à partir de la commande, des documents disponibles et des articles identifiables. Si une référence ou une variante reste incertaine, notez ce qui est lisible et laissez le point à clarifier plutôt que de conclure par déduction.
Désigner qui reçoit, qui compare et qui décide
Partager la commande de référence et le contact interne
Identifiez la personne qui centralisera le suivi : l'acheteur, le réceptionnaire ou le responsable de site, selon l'organisation de l'établissement. Les rôles de réception, de comparaison et de transmission peuvent être confiés à une même personne. Dans tous les cas, indiquez clairement à qui adresser les questions et les écarts.
Gardez la commande de référence à portée de main et réunissez la confirmation de commande si elle est disponible. Le responsable chargé d'examiner les points incertains doit pouvoir retrouver les documents associés à chaque ligne contrôlée.
Préparer une zone dégagée sans présumer du déchargement
Prévoyez un espace adapté aux colis et aux documents, sans gêner la circulation dans l'établissement. Cette préparation concerne votre organisation interne et ne présume ni des modalités de déchargement ni d'une prestation de manutention.
Pour les conditions applicables à votre commande, consultez les informations de livraison de Vertimea. Référez-vous aux éléments propres à la commande concernée, sans en déduire des modalités qui n'y seraient pas précisées.
Construire une ligne de contrôle par référence et variante
Rapprocher commande, document de livraison et articles identifiables
Pour chaque référence, comparez le bon de commande, le document de livraison, la confirmation de commande si vous l'avez, et les articles qui peuvent être identifiés. Relevez séparément la référence commandée, la variante attendue et la référence ou la variante effectivement lisible.
Une variante qui semble proche de celle attendue ne vaut pas confirmation d'équivalence. Si les documents ou les informations visibles ne suffisent pas à identifier un article, indiquez ce qui reste incertain. Ne le manipulez pas pour compléter le contrôle.
Distinguer le nombre de colis et la quantité de produits
Le nombre de colis et le nombre d'unités produit sont deux informations différentes. Notez le colis concerné dans une colonne et la quantité de produits identifiée dans une autre. Ne déduisez pas la quantité reçue du seul nombre de colis.
Cette grille vierge est un outil de suivi interne, pas un formulaire officiel Vertimea. Remplissez une ligne par référence et variante. Si une information n'est pas accessible, laissez le point à clarifier.
| Référence commandée | Variante attendue | Référence-variante lue | Quantité attendue | Quantité identifiée reçue | Colis concerné | Constat visible | Pièce associée | Responsable | Statut / point à clarifier |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Exemple fictif : la variante A est attendue et la variante B est lue. Inscrivez « écart à clarifier » ; aucune équivalence n'est décidée.
Noter les écarts de manière factuelle
Séparer quantité manquante, variante différente et anomalie visible
Décrivez chaque constat séparément. Une quantité attendue qui n'est pas identifiée, une variante différente et une anomalie visible ne sont pas le même type d'écart. Si une référence est partiellement lisible, notez les éléments accessibles et laissez le reste à vérifier.
Restez au plus près de ce que vous pouvez constater. La grille sert à transmettre des informations, pas à expliquer l'origine d'une différence ni à décider qu'un article différent convient.
Conserver un contexte lisible pour la personne responsable
Associez au constat les éléments utiles au suivi : référence attendue et référence lue, variante concernée, colis associé, emplacement du constat et documents disponibles. Une photo d'ensemble ou de détail peut compléter ces informations si elle est accessible sans risque ni manipulation corrective.
Une photo aide à situer un constat, mais ne suffit pas, à elle seule, à établir une responsabilité ou un droit. Classez-la avec la ligne de suivi et les pièces associées, puis transmettez l'ensemble à la personne responsable.
Tenir un statut clair jusqu'à la réponse
Marquer les lignes contrôlées et celles à clarifier
Des statuts communs rendent le suivi plus facile à lire. Vous pouvez utiliser « à vérifier » lorsque le rapprochement n'est pas terminé, « concordance constatée » lorsque les informations accessibles correspondent, « écart à clarifier » lorsqu'une différence ou une incertitude subsiste, et « instruction reçue » lorsqu'une consigne a été transmise par la personne responsable.
Ces mentions sont des repères internes. Elles ne constituent pas une validation juridique de la livraison.
Transmettre les éléments utiles sans correction improvisée
Envoyez au responsable la ligne concernée, les pièces disponibles et une description précise du constat. Signalez aussi ce qui n'a pas pu être identifié. Ne réparez pas, ne recollez pas et ne mettez pas un article en forme pour vérifier son état : le contrôle porte sur les informations accessibles, pas sur une correction ou un déploiement.
Passer le relais à l'équipe d'installation
Transmettre références et notices disponibles
Une fois les éléments de réception consignés, partagez avec l'équipe d'installation les références contrôlées, les notices ou consignes disponibles et les points qui restent à clarifier. Gardez distinctes la vérification de la commande et l'installation du décor.
Traiter ensuite le déploiement dans son guide dédié
Lorsque le contrôle est terminé, l'équipe peut consulter le guide pour passer au déploiement après déballage. Pour préparer le relais, vérifiez également la fiche et les consignes de la référence concernée.
Une réception suivie avant l'installation
Désignez un interlocuteur, créez une ligne par référence et variante, puis rapprochez les quantités attendues des produits identifiables, sans confondre unités et colis. Consignez les différences de façon factuelle et transmettez-les au responsable sans décider qu'une variante est équivalente ni modifier un article. L'équipe dispose alors des informations et des consignes disponibles pour aborder l'étape suivante.
